Membuat Daftar Prioritas: Kunci Untuk Menyelesaikan Tugas

Membuat Daftar Prioritas: Kunci Untuk Menyelesaikan Tugas – Matriks Eisenhower adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda mengatur dan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat membagi tugas menjadi empat kotak berdasarkan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu, tugas yang akan direncanakan nanti, tugas yang akan diberikan, dan tugas yang akan dihapus. Di bagian ini, kami menjelaskan cara menyiapkan Matriks Eisenhower dan memberikan tip untuk memprioritaskan tugas.

Membuat daftar tugas adalah langkah pertama untuk menyelesaikan sesuatu. Namun jika Anda tidak punya cukup waktu untuk melakukan semuanya dalam satu hari, bagaimana Anda memutuskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu? Dengan penetapan prioritas yang efektif, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan memastikan bahwa tugas-tugas Anda yang paling mendesak mendapat perhatian segera.

Membuat Daftar Prioritas: Kunci Untuk Menyelesaikan Tugas

Matriks Eisenhower adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda membedakan antara tugas mendesak dan penting sehingga Anda dapat menciptakan alur kerja yang efisien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menyiapkan Matriks Eisenhower dan memberikan saran mengenai prioritas tugas.

7 Tips Tugas Mahasiswa Agar Cepat Kelar

Matriks Eisenhower adalah cara mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya sehingga Anda dapat memprioritaskan pekerjaan yang paling penting. 

Dwight D. Eisenhower, presiden Amerika Serikat ke-34 dan jenderal bintang lima pada masa Perang Dunia II, mengajukan gagasan yang kemudian berkembang menjadi Matriks Eisenhower. Dalam pidatonya pada tahun 1954, Eisenhower mengutip perkataan seorang rektor universitas yang tidak disebutkan namanya, “Saya mempunyai dua pertanyaan mendesak dan penting. Yang mendesak tidaklah penting, yang penting tidak pernah mendesak. “

Stephen Covey, penulis The 7 Habits of Highly Effective People, mengutip kata-kata Eisenhower dan menggunakannya untuk membuat alat manajemen tugas yang sekarang populer disebut Matriks Eisenhower. 

Matriks Eisenhower dikenal juga sebagai matriks manajemen waktu, kotak Eisenhower, dan matriks kontingensi kritis. Alat ini membantu Anda membagi tugas menjadi empat kategori: tugas yang harus dilakukan terlebih dahulu, tugas yang dijadwalkan nanti, tugas yang harus ditetapkan, dan tugas yang harus dihapus.

Mengenal Eisenhower Matrix & Manfaatnya Untuk Manajemen Waktu

Meskipun kata mendesak dan penting tampak mirip kata, namun jika dianalisis dalam kaitannya dengan prinsip Eisenhower, perbedaan keduanya sangatlah penting. Perbedaan antara mendesak dan penting dalam Matriks Eisenhower membantu Anda mengidentifikasi tugas yang perlu diselesaikan dan tugas yang dapat ditangani dengan lebih baik oleh anggota tim lainnya. 

Tugas-tugas mendesak harus segera diselesaikan. Ketika ada sesuatu yang mendesak, hal itu perlu dilakukan sekarang, dan ada konsekuensi yang jelas jika Anda tidak menyelesaikan tugas tersebut dalam jangka waktu tertentu. Ini adalah tugas yang tidak dapat Anda hindari, dan semakin lama Anda menundanya, semakin besar kemungkinan Anda mengalami stres, yang dapat menyebabkan kelelahan.

Tugas-tugas penting mungkin tidak memerlukan perhatian segera, namun dapat membantu Anda mencapai tujuan jangka panjang. Hanya karena tugas ini kurang mendesak bukan berarti tugas ini tidak penting. Tugas ini harus direncanakan dengan cermat agar Anda dapat menggunakan sumber daya secara efisien. 

Setelah Anda mengetahui cara membedakan tugas mendesak dari tugas penting, Anda dapat mulai memisahkan tugas ke dalam empat matriks Eisenhower. 

Ketahui Manfaat Skala Prioritas Bagi Tenaga Pendidik! Manfaat Ke-2 Sering Dipandang Sebelah Mata!

Daftar panjang hal-hal yang harus dilakukan mungkin terasa membebani, tetapi tujuan Matriks Eisenhower adalah untuk melihat setiap tugas satu per satu dan membaginya menjadi empat. Setelah Anda dapat melihat tugas dalam kategori tertentu, Anda dapat menjadwalkannya dan menyelesaikan pekerjaan yang paling penting. 

Kotak pertama adalah kotak “lakukan”, dan di sinilah Anda melakukan semua tugas mendesak dan penting. Ketika Anda melihat tugas dalam daftar tugas yang harus diselesaikan sekarang, memiliki konsekuensi yang jelas, dan memengaruhi tujuan jangka panjang, letakkan tugas tersebut di kuadran ini. 

Seharusnya tidak ada pertanyaan tentang tugas-tugas yang termasuk dalam kuadran ini, karena tugas-tugas tersebut adalah tugas pertama yang terlintas dalam pikiran dan kemungkinan besar menimbulkan stres. 

Kuadran dua adalah kuadran “jadwal”, di mana Anda akan meletakkan semua tugas yang tidak mendesak namun tetap penting. Karena tugas-tugas ini memengaruhi tujuan jangka panjang namun tidak perlu segera diselesaikan, Anda dapat menjadwalkan tugas-tugas ini untuk diselesaikan nanti. 

Menjadi Penulis Produktif: Manajemen Waktu Dan Inspirasi

Anda dapat menyelesaikan tugas ini setelah menyelesaikan tugas-tugas di satu kuadran. Anda dapat menggunakan beberapa tip manajemen waktu untuk menyelesaikan tugas di kuadran ini. Beberapa strategi yang bermanfaat, seperti prinsip Pareto atau metode Pomodoro. 

Kuadran tiga adalah kuadran “delegasikan”, dan di sinilah Anda melakukan semua tugas yang mendesak namun tidak penting. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sekarang, namun tidak mempengaruhi tujuan jangka panjang. 

Karena Anda tidak memiliki kewajiban pribadi terhadap tugas-tugas ini dan tidak diperlukan keahlian khusus untuk menyelesaikannya, Anda dapat mendelegasikan tugas-tugas ini kepada anggota tim lainnya. Mendelegasikan tugas adalah cara yang lebih efisien untuk mengelola beban kerja dan memberikan kesempatan kepada tim untuk mengembangkan keterampilan mereka.

Setelah Anda menyelesaikan daftar tugas dan menambahkan tugas ke tiga kuadran pertama, Anda akan melihat bahwa ada beberapa tugas tersisa. Tugas-tugas lainnya bersifat mendesak atau tidak penting. 

10 Tips Manajemen Waktu Dan Pengaturan Prioritas Bagi Pegawai Negeri Sipil

Gangguan yang tidak penting dan tidak mendesak ini menghalangi Anda mencapai tujuan. Tempatkan sisa item ini di kotak keempat dari daftar tugas Anda, kotak “Hapus”. 

Cara terbaik untuk memahami perbedaan antara urgensi dan kepentingan adalah dengan menggunakan matriks Eisenhower, namun Anda masih kesulitan untuk memprioritaskan tugas. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda membuat prioritas saat Anda mengurutkan tugas ke dalam setiap kuadran.  

Tugas pengkodean warna adalah trik yang dapat membantu Anda memvisualisasikan item dengan prioritas tinggi. Saat melihat alat daftar tugas Anda, coba tetapkan empat warna pada tugas berdasarkan tingkat prioritas. Gunakan kode warna sebagai berikut:

Setelah Anda memberi label warna pada tugas, warna-warna ini diterjemahkan langsung ke dalam Matriks Eisenhower. Tugas ramah lingkungan adalah tugas yang “selesai” di kuadran. Tugas kuning adalah tugas yang “dijadwalkan” di kedua kuadran. Tugas berwarna biru adalah tugas yang “ditugaskan” di tiga kuadran dan tugas berwarna merah adalah tugas yang “dihapus” di empat kuadran.

Arti Deadline, Bikin Produktif Atau Suntuk?

Bahkan jika Anda memiliki banyak tugas di daftar tugas Anda, cobalah membatasi diri Anda hingga 10 item per kotak. Hal ini mencegah matriks Eisenhower menjadi berantakan dan mubazir. 

Anda dapat membuat banyak matriks, namun membatasi daftar tugas Anda pada item tindakan yang diperlukan akan memastikan bahwa Anda memulai proses pembuatan prioritas tanpa membuang waktu.

Marah karena tidak bisa menyelesaikan pekerjaan? Kuasai metode GTD dalam 5 langkah3. Buat daftar tugas pribadi dan profesional

Cara lain untuk membatasi jumlah item pada Matriks Eisenhower adalah dengan membuat matriks terpisah untuk daftar tugas pribadi dan profesional. 

5 Hal Yang Perlu Kamu Perhatikan Dalam Membuat Skala Prioritas

Pekerjaan dan tugas pribadi memerlukan jadwal, sumber daya, dan metode yang berbeda, serta memerlukan proses berpikir yang berbeda. Untuk mengelola tujuan pribadi dan profesional secara efektif, Anda perlu memecahnya dan menyelesaikannya. 

Pertama, hilangkan tugas-tugas yang tidak perlu sehingga Anda dapat membuat prioritas secara efektif. Dengan trik ini, Anda akan menyelesaikan keempat kotak sebelum melanjutkan ke kotak satu, dua, dan tiga. 

Faktanya, 60% waktu kerja kita dihabiskan untuk mengerjakan pekerjaan, seperti berbagi persetujuan status atau menindaklanjuti informasi. Jika Anda dapat menghapus item dengan cepat, lanjutkan dan lakukan. Hal ini akan mempercepat proses pembuatan prioritas, dan kemungkinan besar akan kembali ke langkah ini di akhir proses.

Untuk lebih memahami tugas mana yang harus ditempatkan di setiap kuadran Matriks Eisenhower, kami melanjutkan dengan memberikan beberapa contoh di sini.

Mengembangkan Disiplin Kerja Generasi Milenial Dan Z

Ingatlah bahwa yang terbaik adalah memiliki matriks terpisah untuk pekerjaan dan kehidupan pribadi, sehingga Anda dapat mengerjakan daftar tugas Anda menggunakan metode yang paling sesuai dengan waktu dan tempat.

Menyortir daftar tugas adalah bagian tersulit dari Matriks Eisenhower, namun dengan otomatisasi, Anda tidak perlu lagi melakukan langkah ini secara manual.

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk menentukan tugas dengan prioritas tertinggi. Dengan manajemen tugas, Anda dapat mengkategorikan, mewarnai, dan menetapkan tugas ke tim. Tingkatkan produktivitas dengan Matriks Eisenhower sehingga Anda dapat mencapai tujuan dalam waktu lebih singkat. Alat ini diciptakan oleh mantan Presiden Amerika Serikat, Dwight D. Eisenhower. Alat ini sangat efektif karena memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.

Kerangka prioritas ini membantu Anda mengatur tugas dan aktivitas menurut kepentingan dan urgensinya. Ini sangat berguna ketika Anda sangat sibuk tetapi merasa ada banyak pekerjaan dan segala sesuatunya tampak mendesak. Dengan matriks ini, kami meninjau banyak tugas sehingga kami dapat melihat tugas mana yang benar-benar menjadi prioritas, dan apakah tugas tersebut benar-benar dapat didelegasikan, dijadwalkan dalam suatu agenda, atau diabaikan karena mengganggu.

7 Tips Sukses Menyelesaikan Pekerjaan Sesuai Tenggat Waktu

Matriks Eisenhower terdiri dari empat kuadran berdasarkan dua dimensi yaitu urgensi dan kepentingan. Untuk menggunakan Matriks Eisenhower, ikuti langkah-langkah berikut:

Berdasarkan jawaban tersebut, tempatkan kegiatan/tugas pada kuadran yang benar. Kotak menentukan apa yang Anda lakukan dengan suatu tugas:

Anda juga dapat mengerjakan skala waktu yang berbeda: rencana harian Anda vs rencana harian Anda. Aktivitas prioritas dalam hidup Anda secara umum.

Tugas yang mendesak biasanya memiliki tenggat waktu yang jelas (misalnya mengirimkan draf ke klien) atau mengharuskan Anda merespons tepat waktu (misalnya email). Tugas-tugas penting cenderung selaras dengan tujuan jangka panjang Anda (misalnya, olahraga) dan memajukan proyek Anda (misalnya, menulis kode untuk proyek sampingan Anda).

Menggali Manfaat Menulis Jadwal Harian, Kunci Membangun Rencana Hidup Yang Terstruktur

Menentukan urgensi dan kepentingan akan selalu bergantung pada konteks dan kemampuan Anda untuk mengidentifikasi apa yang benar-benar mendesak dan penting.

Dalam hal ini, manajer dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk mengatur tugas-tugas tersebut. Tugas pertama harus segera diselesaikan (kuadran 1), tugas kedua dapat dijadwalkan (kuadran 2), tugas ketiga dapat didelegasikan atau ditunda (kuadran 3), dan tugas keempat dapat dilewati atau dihilangkan (kuadran 4) .

Harapan dari Matriks Eisenhower adalah membuat Anda lebih produktif dengan menetapkan prioritas yang tepat dan menindaklanjutinya. Jika Anda selalu sibuk tetapi tidak mencapai tujuan dan proyek jangka panjang, alat ini cocok untuk Anda. Namun secara umum ini merupakan alat yang berguna untuk memutuskan apa yang harus dikerjakan dan apa yang tidak